■ 個人情報保護方針

1.基本方針

フォレセーヌ株式会社（以下「当社」といいます）は、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報を保護することが社会的責務と考え、個人情報に関する法令および社内規程等を遵守し、当社で取扱う個人情報の取得、利用、管理を適正に行います。

2.適用範囲

本基本方針は、当社が行う各種業務において、お客様の個人情報もしくはそれに準ずる情報を取扱う際に、当社が遵守する方針を示したものです。

3.個人情報の取得と利用目的

当社は、お客様から以下の情報をご提供いただいております。

(1)個人のお客様
氏名、住所、職業、年収、生年月日、連絡先電話番号、メールアドレス

(2)法人のお客様
代表者氏名、窓口および非常連絡先担当者の氏名、部署名、役職、連絡先電話番号、勤務先住所、メールアドレス

上記(1)、(2)について、当社指定の書面にご記入いただいた場合、当社ホームページへの会員登録を行っていただくことで収集しております。
また、当社は、お客様からご提供いただく情報を以下の目的の範囲内において利用します。お客様の同意なく、情報の収集、目的外の利用を行うことはありません。

• ①契約に当っての相手先確認および審査のため
• ②物件の取得、建築計画等における権利関係その他必要な調査を行うため
• ③当社事業に対するお問い合わせやご相談にお答えするため
• ④お客様への当社物件のご案内、管理サービス等に関するお知らせのため
• ⑤お客様への当社商品に関するお知らせのため
• ⑥当社が運営する会員組織維持のため
• ⑦顧客動向分析もしくは商品企画等の調査分析をおこなうため
• ⑧当社物件に関する管理サービスの実施および緊急時のお客様の安全確認のため
• ⑨その他、何らかの理由でお客様に連絡する必要が生じたときのため

4.個人情報の管理

当社は、お客様からご提供いただいた情報の管理について、以下を徹底します。

(1)情報の正確性の確保
お客様からご提供いただいた情報については、常に正確かつ最新の情報となるよう努めます。

(2)個人情報の安全管理措置及び管理技術
当社は、個人情報の安全管理及びその管理技術について、社内規程に取扱い方法等を定め、それに基づいた取扱いを徹底します。

(3)従業者の監督
当社は、社内規程に基づき、必要かつ継続的な教育および監督を行ってまいります。

(4)委託先の監督
個人情報の取扱いを外部に委託する場合には、当社の規程に基づき、要件を満たした委託先にのみ委託を行い、適正な管理を行います。

(5)保管期間と廃棄
お客様からご提供いただいた情報については、保管期間を設定し、保管期間終了後は廃棄します。また、保管期間であっても、不要となった場合には速やかに廃棄します。

(6)評価・見直し
当社が個人情報保護のために講じた措置は、継続的に見直し、改善を図るものとします。

5.第三者提供

(1)当社は次の場合を除き、個人情報を第三者に提供いたしません。

• ①ご本人の同意がある場合
• ②当社が公表または明示した利用目的を実現するために、当社のグループ会社と共同利用する場合や業務委託先等に利用目的の範囲で提供する場合
• ③法令等にもとづき提供を要請された場合
• ④人の生命、身体または財産等の重大な利益を保護するために緊急に必要がある場合
• ⑤上記①～④において第三者提供する個人データは、3.(1)、(2)に記載の通りとし、書面またはデータで提供するものとします。

(2)当社は利用目的達成のために、次のグループ会社と個人データを共同利用させていただきます。

①共同利用するグループ会社
a.株式会社森トラスト・ホールディングス
b.森トラスト株式会社
c.森トラスト・ホテルズ&リゾーツ株式会社
d.森トラスト・レジデンシャルサービス株式会社

②共同利用する個人データ
3.個人情報の取得と利用目的(1)、(2)に記載の通りです。

(3)共同利用する個人データの管理責任者
フォレセーヌ株式会社

6. 個人情報の開示、訂正、利用停止等

開示、訂正、利用停止等のお申し出があった場合には、当社所定の方法に基づき対応致します。具体的な方法、受付窓口は、下記の通りです。

(1)お客様窓口

フォレセーヌ株式会社 管理本部 総務・財務部

(2)ご請求を受付ける事項

• ①当社の保有個人データの利用目的の通知請求
• ②当社の保有個人データの開示請求
• ③当社の保有個人データ内容の訂正、追加または削除に関する請求
• ④当社の保有個人データの利用停止または消去に関する請求
• ⑤当社の保有個人データの第三者提供の停止に関する請求

(3)お手続き方法

• ①上記窓口に、ご本人からお問合わせください。
• ②お問合わせの内容に応じ、請求事項を記載していただく用紙を郵送させていただきます。
• ③請求用紙に請求事項をご記入いただき、ご本人確認書類とともに上記窓口にご郵送ください。
  ご本人確認書類は、公的機関発行の証明書(運転免許証または健康保険証等)のコピーとさせていただきます。
• ④ご請求内容について確認のうえ、ご本人指定の方法で回答させていただきます。
• ⑤代理人の方からの請求をご希望される場合は、請求用紙に委任状および上記のご本人確認書類を添付してご郵送下さい。
  詳しくは上記窓口に直接お問い合わせください。

(4)手数料
上記手続きに手数料はかかりません。

7. 個人情報に関する苦情・相談

個人情報に関する苦情・相談につきましては、ご面識のある当社担当者または上記窓口にお寄せ下さい。